{"id":412,"date":"2020-03-25T17:04:35","date_gmt":"2020-03-25T19:04:35","guid":{"rendered":"https:\/\/storglobal.com\/?p=412"},"modified":"2025-03-13T19:37:08","modified_gmt":"2025-03-13T21:37:08","slug":"gestao-eletronica-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/storglobal.com\/en\/gestao-eletronica-de-documentos\/","title":{"rendered":"Electronic Document Management"},"content":{"rendered":"
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Projetos de engenharia<\/b> s\u00e3o desenvolvidos por uma equipe de <\/span>projetistas e engenheiros<\/b>, muitas vezes trabalhando em v\u00e1rias localidades diferentes e at\u00e9 mesmo empresas diferentes. O resultado principal do trabalho \u00e9 um <\/span>conjunto de documentos<\/b> cujo conte\u00fado representa o <\/span>projeto<\/b> que ser\u00e1 executado e constru\u00eddo.<\/span><\/p>\n

O <\/span>gerenciamento<\/b> ent\u00e3o tem uma s\u00e9rie de desafios e problemas operacionais comuns, como por exemplo <\/span>documentos<\/b> perdidos, v\u00e1rias <\/span>vers\u00f5es<\/b> do mesmo <\/span>documento<\/b>, falhas de <\/span>comunica\u00e7\u00e3o<\/b>, dificuldade em recuperar <\/span>informa\u00e7\u00f5es<\/b> ou acessar a vers\u00e3o mais recente dos documentos, pouca <\/span>seguran\u00e7a<\/b> da informa\u00e7\u00e3o e do<\/span> capital<\/b> intelectual, entre outros.<\/span><\/p>\n

Estes desafios ganham propor\u00e7\u00f5es cada vez maiores na medida em que o tamanho das <\/span>equipes<\/b> cresce e j\u00e1 come\u00e7am a partir do momento em que existem duas pessoas trabalhando juntas. Em est\u00e1gios iniciais e equipes menores, \u00e9 perfeitamente vi\u00e1vel que o <\/span>processo<\/b> seja controlado manualmente. Mas perde-se muito tempo com a administra\u00e7\u00e3o manual das informa\u00e7\u00f5es e documentos, falta de <\/span>rastreabilidade<\/b> de<\/span> revis\u00f5es<\/b>, e a dificuldade em determinar a situa\u00e7\u00e3o de cada documento levam a <\/span>decis\u00f5es<\/b> que podem ser tomadas baseadas em <\/span>informa\u00e7\u00f5es<\/b> desatualizadas. Portanto, para que as empresas que trabalham com <\/span>projetos de engenharia<\/b> possam crescer de maneira sustent\u00e1vel, \u00e9 fundamental ter <\/span>ferramentas adequadas<\/b> desde o in\u00edcio. O mesmo se aplica a grandes projetos, que envolvem o trabalho de diversos projetistas e empresas em colabora\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

Entre as principais ferramentas para<\/span> equipes de engenharia<\/b> est\u00e3o os sistemas de <\/span>gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/b> (<\/span>DMS<\/b> or <\/span>DMS<\/b> da sigla em ingl\u00eas para \u201c<\/span>document management system<\/span><\/i>\u201d). Estes sistemas s\u00e3o feitos para <\/span>gerenciar<\/b>, <\/span>rastrear<\/b>, garantir a <\/span>seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/b> and <\/span>armazenar documentos eletr\u00f4nicos<\/b>. Para isto, eles s\u00e3o capazes de manter o registro hist\u00f3rico das v\u00e1rias vers\u00f5es criadas e modificadas pelos diferentes usu\u00e1rios, centralizando as informa\u00e7\u00f5es para sincronizar o trabalho em equipe e permitir a gest\u00e3o do projeto.<\/span><\/p>\n

Ao sistematizar o processo de trabalho e produ\u00e7\u00e3o documental, as melhores ferramentas GED oferecem <\/span>pain\u00e9is gerenciais<\/b> (ou \u201c<\/span>dashboards<\/span><\/i>\u201d) e indicadores de performance (<\/span>KPI<\/b>, da sigla em ingl\u00eas) que possibilitam aos gestores identificar gargalos, calcular a produtividade, controlar os custos, controlar os prazos e comparar o planejamento e a execu\u00e7\u00e3o do projeto.<\/span><\/p>\n

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