Projetos de engenharia são desenvolvidos por uma equipe de projetistas e engenheiros, muitas vezes trabalhando em várias localidades diferentes e até mesmo empresas diferentes. O resultado principal do trabalho é um conjunto de documentos cujo conteúdo representa o projeto que será executado e construído.
O gerenciamento então tem uma série de desafios e problemas operacionais comuns, como por exemplo documentos perdidos, várias versões do mesmo documento, falhas de comunicação, dificuldade em recuperar informações ou acessar a versão mais recente dos documentos, pouca segurança da informação e do capital intelectual, entre outros.
Estes desafios ganham proporções cada vez maiores na medida em que o tamanho das equipes cresce e já começam a partir do momento em que existem duas pessoas trabalhando juntas. Em estágios iniciais e equipes menores, é perfeitamente viável que o processo seja controlado manualmente. Mas perde-se muito tempo com a administração manual das informações e documentos, falta de rastreabilidade de revisões, e a dificuldade em determinar a situação de cada documento levam a decisões que podem ser tomadas baseadas em informações desatualizadas. Portanto, para que as empresas que trabalham com projetos de engenharia possam crescer de maneira sustentável, é fundamental ter ferramentas adequadas desde o início. O mesmo se aplica a grandes projetos, que envolvem o trabalho de diversos projetistas e empresas em colaboração.
Entre as principais ferramentas para equipes de engenharia estão os sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED ou DMS da sigla em inglês para “document management system”). Estes sistemas são feitos para gerenciar, rastrear, garantir a segurança da informação e armazenar documentos eletrônicos. Para isto, eles são capazes de manter o registro histórico das várias versões criadas e modificadas pelos diferentes usuários, centralizando as informações para sincronizar o trabalho em equipe e permitir a gestão do projeto.
Ao sistematizar o processo de trabalho e produção documental, as melhores ferramentas GED oferecem painéis gerenciais (ou “dashboards”) e indicadores de performance (KPI, da sigla em inglês) que possibilitam aos gestores identificar gargalos, calcular a produtividade, controlar os custos, controlar os prazos e comparar o planejamento e a execução do projeto.
O módulo STOR ALIM DMS pode ser implementado como uma solução separada, com a finalidade de realizar a gestão de documentos e permitir o controle de projetos de engenharia.
Esta é uma solução robusta e flexível, que se adequa desde a pequenas equipes até grandes projetos multidisciplinares. Entre os principais diferencias, estão os painéis gerenciais e KPIs em tempo real para transparência na gestão e as ferramentas de colaboração que permitem aos usuários visualizar, revisar e comentar desenhos e modelos 2D e 3D dentro do próprio STOR.
Se for implementado em conjunto com outros módulos, os documentos se conectam à estrutura de produto ou projeto (PBS, da sigla em inglês). Os demais módulos podem ser implantados gradualmente, de forma que o projeto se inicie com a gestão de documentos e depois cresça para suprir as próximas necessidades, como controle de listas de materiais (BOM, da sigla em inglês), padronização de materiais, suprimentos, logística, montagem, comissionamento etc.